Podróże służbowe – praktyczne rozliczenia

Wstęp

Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy.

W przypadku kierowców podróżą służbową jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy, przewozu drogowego poza miejscowość siedziby pracodawcy albo innego miejsca prowadzenia działalności przez pracodawcę (w szczególności poza filię, przedstawicielstwo lub oddział), albo wyjazdu poza taką miejscowość w celu wykonania przewozu drogowego. Kierowcy w podróży służbowej, tak jak innym pracownikom, przysługują należności związane z wykonywaniem tego zadania służbowego.

Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą. Są to diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Nie każdemu pracownikowi pracodawca może polecić wyjazd w podróż służbową. Dotyczy to wyjazdów kobiet w ciąży i pracowników opiekujących się dzieckiem do lat 4. Osoby te mogą jeździć w delegacje, ale niezbędne jest wcześniejsze uzyskanie od nich zgody na wyjazd.

1. Definicja podróży służbowej

Pojęcie podróży służbowej pracownika, co do zasady, wynika z art. 77⁵ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.), który określa, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. W wyroku z 25 stycznia 2017 r. (III AUa 566/16) Sąd Apelacyjny w Rzeszowie stwierdził:

(...) podróżą służbową jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i w miejscu określanym w poleceniu wyjazdu służbowego, przy czym podróż służbowa ma mieć charakter incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały związany z wykonaniem jakiegoś konkretnego zadania, nie zaś w sytuacji stałego, ciągłego wykonywania zwykłych obowiązków pracowniczych poza stałym miejscem świadczenia pracy.