Akt prawny
obowiązujący
Wersja aktualna od 2019-01-29
Wersja aktualna od 2019-01-29
obowiązujący
Departament Ochrony Informacji Niejawnych
DECYZJA NR 164/MON
MINISTRA OBRONY NARODOWEJ
z dnia 9 października 2017 r.
w sprawie powołania Zespołu do opracowania systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizowania w Ministerstwie Obrony Narodowej
(ostatnia zmiana: DUMON. z 2019 r., poz. 20)
Na podstawie art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o urzędzie Ministra Obrony Narodowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 189 i 852, z 2014 r. poz. 932 oraz z 2016 r. poz. 2138), § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. poz. 426 oraz z 2014 r. poz. 933), w związku z art. 6 ust. 1 i 2 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 1086), ustala się, co następuje:
§ 1.Powołuje się Zespół do opracowania systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizowania w Ministerstwie Obrony Narodowej, zwany dalej „Zespołem”
§ 2.Celem prac Zespołu jest:
1) opracowanie i uzgodnienie jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Obrony Narodowej;
2) opracowanie i uzgodnienie instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Obrony Narodowej;
3) przygotowanie Ministerstwa Obrony Narodowej do wdrożenia nowego systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizacji stosownie do przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
4) wdrożenie w Ministerstwie Obrony Narodowej zapisów instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt.
§ 3.W skład Zespołu wchodzą:
1) Przewodniczący Zespołu – przedstawiciel Wojskowego Biura Historycznego;
2) I Zastępca Przewodniczącego Zespołu – przedstawiciel Centralnego Archiwum Wojskowego Biura Historycznego;
3) II Zastępca Przewodniczącego Zespołu – przedstawiciel Dyrektora Generalnego Ministerstwa Obrony Narodowej;
4) [1] Sekretarz Zespołu – przedstawiciel Biura Ministra Obrony Narodowej;
5) Członkowie Zespołu – przedstawiciele:
a) [2] (uchylona)
b) [3] (uchylona)
c) [4] (uchylona)
d) [5] (uchylona)
e) [6] (uchylona)
f) Szefa Sztabu Generalnego Woj ska Polskiego,
g) Centrum Operacyjnego Ministra Obrony Narodowej,
h) Departamentu Kadr,
i) Departamentu Kontroli,
j) Departamentu Budżetowego,
k) Departamentu Edukacji, Kultury i Dziedzictwa,
l) Departamentu Infrastruktury,
m) Departamentu Polityki Zbrojeniowej,
n) Departamentu Nauki i Szkolnictwa Wojskowego,
o) Departamentu Spraw Socjalnych,
p) Departamentu Ochrony Informacji Niejawnych,
q) Departamentu Polityki i Bezpieczeństwa Międzynarodowego,
r) Departamentu Strategii i Planowania Obronnego,
s) Departamentu Wojskowych Spraw Zagranicznych,
t) Departamentu Wojskowej Służby Zdrowia,
u) Departamentu Administracyjnego,
v) [7] (uchylona)
w) Biura Dyrektora Generalnego Ministerstwa Obrony Narodowej,
x) [8] (uchylona)
y) [9] (uchylona)
za) Biura ds. Umów Offsetowych,
zb) Zarządu Organizacji i Uzupełnień – P1,
zc) Zarządu Analiz Wywiadowczych i Rozpoznawczych – P2,
zd) Zarządu Planowania Użycia Sił Zbrojnych i Szkolenia – P3/P7,
ze) Zarządu Logistyki – P4,
zf) Zarządu Planowania i Programowania Rozwoju Sił Zbrojnych – P5,
zg) Zarządu Kierowania i Dowodzenia – P6,
zh) Zarządu Planowania Rzeczowego – P8,
zi) [10] Biura Ministra Obrony Narodowej.
§ 4.Przewodniczący Zespołu:
1) jest odpowiedzialny za kierowanie pracami Zespołu oraz realizację całości jego prac;
2) odpowiada za opracowanie i uzgadnianie jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Obrony Narodowej;
3) określi zadania Sekretarza Zespołu w zakresie organizacji pracy Zespołu;
4) w terminie 10 dni roboczych od dnia wejścia w życie decyzji określi tryb i harmonogram prac Zespołu;
5) ma prawo zapraszać, w miarę potrzeb, inne osoby do prac Zespołu w charakterze doradców, ekspertów oraz konsultantów;
6) powołuje w miarę potrzeb podzespoły robocze;
7) [11] przedstawi do dnia 31 marca 2019 r. do podpisania Ministrowi Obrony Narodowej projekt decyzji wprowadzającej instrukcję kancelaryjną i jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Obrony Narodowej;
8) odpowiada, poprzez delegowanych do Zespołu przedstawicieli komórek organizacyjnych, za przygotowanie do dnia 31 grudnia 2018 r. komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej do stosowania nowych procedur zarządzania i archiwizowania dokumentacji;
9) odpowiada za skorelowanie przedsięwzięć związanych z wdrożeniem oraz wsparcie merytoryczne kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej w pierwszym roku funkcjonowania nowego systemu;
10) [12] do dnia 15 sierpnia 2020 r. dokona wstępnej analizy nowego systemu zarządzania dokumentacją, w tym jej archiwizacji, i na jej podstawie podejmie odpowiednie kroki w celu dokonania ewentualnej modernizacji systemu;
11) [13] do dnia 30 maja 2021 r. dokona finalnej analizy systemu zarządzania dokumentacją, w tym archiwizacji, i przedstawi Ministrowi Obrony Narodowej ocenę końcową, z uwzględnieniem wyników kontroli okresowej ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów niejawnych, w rok po zmianie systemu zarządzania dokumentacją.
§ 5.I Zastępca Przewodniczącego Zespołu zastępuje Przewodniczącego Zespołu podczas jego nieobecności i odpowiada za skorelowanie zadań realizowanych przez Zespół, zgodnie z właściwością instytucji, którą reprezentuje.
§ 6.II Zastępca Przewodniczącego Zespołu zastępuje Przewodniczącego Zespołu podczas jego nieobecności oraz nieobecności I Zastępcy Przewodniczącego Zespołu oraz zapewnia pomieszczenie na czas pracy Zespołu.
§ 7.Poszczególni członkowie Zespołu:
1) przygotują i przedstawią propozycje klasyfikacji oraz kwalifikacji archiwalnej dokumentacji z zakresu i kompetencji reprezentowanej komórki organizacyjnej;
2) przeprowadzą konsultacje i uzgodnienia wewnątrz komórki organizacyjnej, którą reprezentują;
3) zgłaszają Przewodniczącemu Zespołu potrzeby szkoleniowe i odpowiadają za organizację szkoleń w ramach reprezentowanej komórki organizacyjnej;
4) wspierają Przewodniczącego Zespołu w procesie wdrażania i realizacji zadań;
5) przedstawią na bieżącą Przewodniczącemu Zespołu uwagi i propozycje wynikające w pierwszym roku funkcjonowania z realizacji nowego systemu zarządzania.
§ 8.Osoby zajmujące kierownicze stanowiska w jednostkach i komórkach organizacyjnych wymienione w § 3 stosownie do kompetencji:
1) najpóźniej 7 dni po wejściu w życie decyzji wyznaczą merytorycznie przygotowanych przedstawicieli do składu Zespołu, z uwzględnieniem ich roli w późniejszym wdrożeniu nowego systemu zarządzania dokumentacją w danej komórce organizacyjnej;
2) najpóźniej 14 dni po wejściu w życie decyzji prześlą do Przewodniczącego oraz sekretarza Zespołu dane osób wyznaczonych do prac Zespołu, obejmujące imię, nazwisko, zajmowane stanowisko oraz dane kontaktowe;
3) udzielą pomocy we właściwej realizacji zadań Zespołu;
4) odpowiadają za wdrożenie zmian w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej;
5) zapewnią dyscyplinę wykonawczą w implementacji instrukcji kancelaryjnej oraz Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt Ministerstwa Obrony Narodowej;
6) do dnia 30 czerwca 2019 r. oraz do dnia 30 kwietnia 2020 r. przedstawią Przewodniczącemu Zespołu swoje ocenę i opinie w zakresie funkcjonowania nowego systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizacji.
§ 9.Działalność Zespołu zostaje zakończona z chwilą akceptacji przez Ministra Obrony Narodowej oceny końcowej wymienionej w § 4 pkt 10.
§ 10.Decyzja wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.
[1] § 3 pkt 4 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 lit. a) decyzji nr 15/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 28 stycznia 2019 r. zmieniającej decyzję w sprawie powołania Zespołu do opracowania systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizowania w Ministerstwie Obrony Narodowej (Dz.U.MON. poz. 20). Zmiana weszła w życie 29 stycznia 2019 r.
[2] § 3 pkt 5 lit. a) uchylona przez § 1 pkt 1 lit. b) decyzji nr 15/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 28 stycznia 2019 r. zmieniającej decyzję w sprawie powołania Zespołu do opracowania systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizowania w Ministerstwie Obrony Narodowej (Dz.U.MON. poz. 20). Zmiana weszła w życie 29 stycznia 2019 r.
[3] § 3 pkt 5 lit. b) uchylona przez § 1 pkt 1 lit. b) decyzji nr 15/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 28 stycznia 2019 r. zmieniającej decyzję w sprawie powołania Zespołu do opracowania systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizowania w Ministerstwie Obrony Narodowej (Dz.U.MON. poz. 20). Zmiana weszła w życie 29 stycznia 2019 r.
[4] § 3 pkt 5 lit. c) uchylona przez § 1 pkt 1 lit. b) decyzji nr 15/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 28 stycznia 2019 r. zmieniającej decyzję w sprawie powołania Zespołu do opracowania systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizowania w Ministerstwie Obrony Narodowej (Dz.U.MON. poz. 20). Zmiana weszła w życie 29 stycznia 2019 r.
[5] § 3 pkt 5 lit. d) uchylona przez § 1 pkt 1 lit. b) decyzji nr 15/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 28 stycznia 2019 r. zmieniającej decyzję w sprawie powołania Zespołu do opracowania systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizowania w Ministerstwie Obrony Narodowej (Dz.U.MON. poz. 20). Zmiana weszła w życie 29 stycznia 2019 r.
[6] § 3 pkt 5 lit. e) uchylona przez § 1 pkt 1 lit. b) decyzji nr 15/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 28 stycznia 2019 r. zmieniającej decyzję w sprawie powołania Zespołu do opracowania systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizowania w Ministerstwie Obrony Narodowej (Dz.U.MON. poz. 20). Zmiana weszła w życie 29 stycznia 2019 r.
[7] § 3 pkt 5 lit. v) uchylona przez § 1 pkt 1 lit. b) decyzji nr 15/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 28 stycznia 2019 r. zmieniającej decyzję w sprawie powołania Zespołu do opracowania systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizowania w Ministerstwie Obrony Narodowej (Dz.U.MON. poz. 20). Zmiana weszła w życie 29 stycznia 2019 r.
[8] § 3 pkt 5 lit. x) uchylona przez § 1 pkt 1 lit. b) decyzji nr 15/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 28 stycznia 2019 r. zmieniającej decyzję w sprawie powołania Zespołu do opracowania systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizowania w Ministerstwie Obrony Narodowej (Dz.U.MON. poz. 20). Zmiana weszła w życie 29 stycznia 2019 r.
[9] § 3 pkt 5 lit. y) uchylona przez § 1 pkt 1 lit. b) decyzji nr 15/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 28 stycznia 2019 r. zmieniającej decyzję w sprawie powołania Zespołu do opracowania systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizowania w Ministerstwie Obrony Narodowej (Dz.U.MON. poz. 20). Zmiana weszła w życie 29 stycznia 2019 r.
[10] § 3 pkt 5 lit. zi) dodana przez § 1 pkt 1 lit. b) decyzji nr 15/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 28 stycznia 2019 r. zmieniającej decyzję w sprawie powołania Zespołu do opracowania systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizowania w Ministerstwie Obrony Narodowej (Dz.U.MON. poz. 20). Zmiana weszła w życie 29 stycznia 2019 r.
[11] § 4 pkt 7 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. a) decyzji nr 15/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 28 stycznia 2019 r. zmieniającej decyzję w sprawie powołania Zespołu do opracowania systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizowania w Ministerstwie Obrony Narodowej (Dz.U.MON. poz. 20). Zmiana weszła w życie 29 stycznia 2019 r.
[12] § 4 pkt 10 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. b) decyzji nr 15/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 28 stycznia 2019 r. zmieniającej decyzję w sprawie powołania Zespołu do opracowania systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizowania w Ministerstwie Obrony Narodowej (Dz.U.MON. poz. 20). Zmiana weszła w życie 29 stycznia 2019 r.
[13] § 4 pkt 11 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. b) decyzji nr 15/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 28 stycznia 2019 r. zmieniającej decyzję w sprawie powołania Zespołu do opracowania systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizowania w Ministerstwie Obrony Narodowej (Dz.U.MON. poz. 20). Zmiana weszła w życie 29 stycznia 2019 r.
