Załącznik do zarządzenia Ministra Energii
z dnia 13 czerwca 2017 r.

REGULAMIN DOKONYWANIA WYDATKÓW PRZY WYKORZYSTANIU SŁUŻBOWYCH KART PŁATNICZYCH W MINISTERSTWIE ENERGII [1]

§ 1. Regulamin dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych w Ministerstwie Energii, zwanym dalej „Ministerstwem” określa:

1) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania ze służbowej karty płatniczej, zwanej dalej „kartą”;

2) tryb i warunki przyznawania karty i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;

3) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą karty;

4) przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą karty;

5) sposób prowadzenia ewidencji wydanych kart;

6) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu karty.

§ 2. Karta może być przyznana członkowi kierownictwa Ministerstwa Energii lub pracownikowi Departamentu Budżetu i Finansów, który spełnia łącznie następujące warunki:

1) jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, mianowania lub powołania;

2) nie pozostaje w okresie wypowiedzenia umowy o pracę;

3) w ramach swoich obowiązków służbowych realizuje zadania związane z podróżamisłużbowymi.

§ 3. 1. Do korzystania z karty uprawniona jest wyłącznie osoba, której ta karta została przyznana, zwana dalej „użytkownikiem karty”.

2. Użytkownik karty, który przestanie spełniać warunki, o których mowa w § 2, obowiązany jest, w terminie 3 dni od dnia zaprzestania spełniania tych warunków, do zablokowania karty w banku, który ją przyznał.

3. Udostępnianie karty innej osobie jest niedozwolone i stanowi podstawę do zablokowania karty.

§ 4. Dyrektor Departamentu Budżetu i Finansów, zwany dalej „dyrektorem”, składa wniosek o przyznanie karty osobie spełniającej warunki, o których mowa w § 2.

§ 5. Miesięczny limit wydatków dokonywanych przy użyciu karty wynosi 10.000,00 zł.

§ 6. 1. Karta może być wykorzystywana przez:

1) pracownika Departamentu Budżetu i Finansów wyłącznie do zabezpieczenia rezerwacji noclegów w hotelach, dokonywanych w związku z podróżami służbowymi pracowników Ministerstwa Energii;

2) członka kierownictwa Ministerstwa Energii do zabezpieczenia kaucji hotelowej oraz opłat dokonanych w związku z pobytem w hotelu w ramach realizowanej podróży służbowej.

2. Dokonywanie przy użyciu kart wydatków innych, niż określone w ust 1, wymaga uzyskania pisemnej zgody Dyrektora Generalnego Ministerstwa Energii, zwanego dalej „Dyrektorem Generalnym”.

§ 7. Wypłata gotówki za pomocą karty jest niedozwolona.

§ 8. Ewidencja wydanych kart prowadzona jest w systemie finansowo-księgowym Quorum.

§ 9. 1. Użytkownik karty rozlicza płatność dokonaną przy użyciu karty na podstawie faktury, rachunku lub innego równoważnego dowodu księgowego, w terminie 14 dni od dnia dokonania tej płatności.

2. Płatności dokonane przez Internet rozlicza się na podstawie wydruku z Internetu, który potwierdza dokonanie tej płatności i stanowi zastępczy dowód księgowy. Przedłożenie zastępczego dowodu księgowego nie zwalnia z obowiązku przedłożenia dowodu księgowego, o którym mowa w ust. 1.

3. W przypadku braku możliwości rozliczenia płatności w sposób lub w terminie, o którym mowa w ust. 1 lub 2, użytkownik karty przedkłada dyrektorowi pisemne oświadczenie, w którym przedstawia:

1) przyczynę braku dowodu księgowego;

2) okoliczności uzasadniające dokonanie płatności;

3) kopię zgody Dyrektora Generalnego, w przypadku wydatku, o którym mowa w § 6 ust. 2.

4. Użytkownik karty opisuje każdy dowód księgowy dokumentujący płatność dokonaną przy użyciu karty.

§ 10. 1. W przypadku dokonania przez użytkownika karty płatności, która:

1) nie została rozliczona w sposób lub w terminie, o którym mowa w § 9 ust. 1 i 2,

2) nie pozostaje w związku z podróżą służbową pracownika Ministerstwa i na dokonanie wydatku nie uzyskano zgody, o której mowa w § 6 ust. 2

– dyrektor niezwłocznie pisemnie informuje o tym Dyrektora Generalnego.

2. Dyrektor Generalny może zatwierdzić płatność, o której mowa:

1) w ust. 1 pkt 1 – po otrzymaniu notatki sporządzonej na podstawie oświadczenia, o którym mowa w § 9 ust. 3;

2) w ust. 1 pkt 2 – po otrzymaniu notatki uzasadniającej dokonanie tego wydatku oraz dowodu księgowego.

§ 11. W przypadku, gdy Dyrektor Generalny nie zatwierdził płatności, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 1 lub 2, użytkownikowi karty, niezwłocznie po otrzymaniu przez Ministerstwo miesięcznego wyciągu z karty, zostaje wystawiona nota obciążeniowa w wysokości stanowiącej równowartość tej płatności powiększonej o koszty związanych z nią operacji bankowych.

§ 12. Jeśli użytkownik karty nie dokona lub dokona w niepełnej wysokości zwrotu należności z tytułu noty obciążeniowej, o której mowa w § 11, należność ta podlega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia za pracę użytkownika karty.

UZASADNIENIE

Zgodnie z art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, z późn. zm.) projekt zarządzenia Ministra Energii w sprawie regulaminu dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych w Ministerstwie Energii reguluje szczegółowe zasady korzystania ze służbowej karty płatniczej, określa tryb i warunki przyznawania karty i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków, za które może być dokonywana zapłata za pomocą karty, sposób prowadzenia ewidencji wydanych kart oraz sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu karty.

Planowany dzień wejścia w życie określono na dzień następujący po dniu podpisania.