Ustalenie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych za inne podmioty również prowadzące działalność gospodarczą.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 stycznia 2024 r. wpłynął Pana wniosek z 29 stycznia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy kosztów uzyskania przychodów. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 11 marca 2024 r. (wpływ 11 marca 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Posiada Pan polskich kontrahentów, którzy wykonują dla Pana usługi budowlane na terenie Niemiec. W związku z wykonywaniem tam pracy przez nich zapewnia Pan im mieszkanie w miejscu pracy. Pokrywa Pan koszty mieszkań.

W piśmie stanowiącym uzupełnienie wniosku doprecyzował Pan, że posiada nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce. Działalność gospodarczą prowadzi Pan od 4 czerwca 2020 r.

Zakres prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej został sklasyfikowany pod następującymi kodami PKD :

·16.29.Z - „Produkcja pozostałych wyrobów z drewna; produkcja wyrobów z korka, słomy i materiałów używanych do wyplatania”,

·16.24.Z - „Produkcja opakowań drewnianych”,

·43.31.Z - „Tynkowanie”,

·43.33.Z - „Posadzkarstwo; tapetowanie i oblicowywanie ścian”,

·43.34.Z - „Malowanie i szklenie”,

·43.39.Z - „Wykonywanie pozostałych robót budowlanych wykończeniowych”,

·43.99.Z - „Pozostałe specjalistyczne roboty budowlane, gdzie indziej niesklasyfikowane”,

·45.31.Z - „Sprzedaż hurtowa części i akcesoriów do pojazdów samochodowych, z wyłączeniem motocykli”,

·46.61.Z - „Sprzedaż hurtowa maszyn i urządzeń rolniczych oraz dodatkowego wyposażenia”.

Przychody z prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej są opodatkowane w formie podatku liniowego. Dokumentacja podatkowa prowadzona jest w postaci podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W odpowiedzi na pytanie dotyczące ustalenia, czy prowadzi Pan działalność na terytorium Niemiec w formie zagranicznego zakładu w rozumieniu art. 5a ust. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazał Pan, że nie prowadzi działalności gospodarczej na terenie Niemiec. Koszty uzyskania przychodów rozlicza Pan metodą memoriałową. Kontrahenci wykonują dla Pana usługę - kosmetyka betonu architektonicznego. Wskazane we wniosku wydatki, będące kosztami mieszkań wynajmowanych dla kontrahentów stanowią tylko koszty noclegów. Wydatki dla kontrahentów stanowiące przedmiot wniosku ponoszone są od stycznia 2024 r. Liczba kontrahentów, którym zapewnia Pan mieszkania jest zmienna na chwilę obecną jest to 9 osób. Wskazani we wniosku kontrahenci są osobami fizycznymi prowadzącymi działalność w Polsce. Z kontrahentami zawarł Pan umowy współpracy między podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą. Z zawartych z kontrahentami umów wynika konieczność poniesienia przez Pana kosztów mieszkań na ich rzecz. W umowach jest zapis, że zapewnia Pan kontrahentom mieszkania na terenie Niemiec. Dzięki poniesieniu przez Pana kosztów na mieszkanie i zapewnienie kontrahentom lokum w pobliżu miejsca pracy mogą oni wykonać efektywniej powierzone im zadania. Dzięki temu jest Pan również bardziej konkurencyjny. Zaliczył Pan wskazane we wniosku wydatki do kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2024 r.

Pytanie

Czy koszty mieszkań wynajmowanych dla kontrahentów w celu umożliwienia im wykonania usługi może Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Pana stanowisko w sprawie

Uważa Pan, że koszty noclegów Pana kontrahentów może Pan wliczyć w koszty uzyskania przychodu, ponieważ jest to ściśle związane z wykonaniem usług i zleceń przez Pana firmę a przez to z uzyskaniem przychodu.

W uzupełnieniu wniosku doprecyzował Pan, że zakwaterowanie kontrahentów jest ściśle związane z uzyskaniem przychodu ponieważ umożliwia wykonanie usług zleconych Pana firmie. Ponosi Pan jedynie koszty noclegów nie ponosi Pan kosztów wyżywienia, napoi i alkoholu, więc nie jest to związane z reprezentacją firmy. W art 23. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie znalazł Pan wykluczenia wydatków opisanych przez Pana.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów tak, aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodów” zawarte we wskazanym art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z osiąganiem przychodów podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania. Należy zauważyć, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”, jeżeli na podstawie dostępnej wiedzy o związkach przyczynowo-skutkowych można zasadnie uznać, że poniesiony koszt może przynieść oczekiwane następstwo (przychód).

W związku z powyższym, kosztem uzyskania przychodu są wszelkie wydatki, których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu i nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle powyższego uznać więc należy, że aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. To podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Należy zatem podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący tę działalność, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów.

Przy czym, związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu, bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Koszty uzyskania przychodów nie są kosztami uzyskania jakichkolwiek przychodów, lecz zawsze związane są z uzyskaniem przychodu z konkretnego źródła. Koszty uzyskania przychodu z danego źródła pomniejszają przychody z tego właśnie źródła. Koszty te są zatem ściśle i funkcjonalnie przyporządkowane do danego źródła przychodów.

Co warte podkreślenia w kontekście przedmiotowej sprawy, jednym z warunków zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu jest poniesienie go w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu w związku z wykonywaną działalnością gospodarczą.

Wskazane we wniosku wydatki nie zostały wprost wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. Jednak fakt, że dany wydatek nie został ujęty w art. 23 ust. 1 tej ustawy, nie uprawnia do automatycznego przyjęcia domniemania, że wszystkie pozostałe koszty, które nie są wymienione w tym przepisie, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z wyrokiem NSA z 4 kwietnia 2017 r., sygn. akt II FSK 3526/16 ‒ „Niezmiennie trzeba mieć na uwadze zasadniczy kwalifikator, jakim jest wpływ wydatku na wielkość osiągniętego przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. Wystąpienie tego wpływu (związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkiem a przychodem) należy oceniać (badać) ad casum.”

W konsekwencji, kwestia kwalifikacji poniesionych wydatków do kosztów uzależniona jest od wykazania przez podatnika związku przyczynowo-skutkowego, czyli udowodnienia, że wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła tego przychodu.

Do wskazanego związku przyczynowo-skutkowego NSA odniósł się także w wyroku z 8 sierpnia 2017 r., sygn. akt II FSK 1859/15, gdzie stwierdził, że „Kryterium celowości nie wyznacza wsposobu ostry granicy pozwalającej odróżnić wydatki, które można uznać za koszy uzyskania przychodów, od tych które już nimi nie są. Niemniej jednak kryterium to nie może służyć rekomendowaniu otwartego ciągu zdarzeń, tworząc w ten sposób niekończący się związek skutkowo-przyczynowy.”

W doktrynie wskazuje się, że zwrot „w celu uzyskania przychodu” nie powinien być interpretowany zbyt szeroko. Możność uzyskania przychodu przez dokonanie danego wydatku powinna być oceniana z uwzględnieniem zasad doświadczenia życiowego i praktyki obrotu gospodarczego. Nie jest bowiem wykluczone, że dany wydatek teoretycznie może się przyczynić do uzyskania przychodu, niemniej jednak faktycznie jest on obojętny dla uzyskiwania przychodu. W praktyce występują bowiem sytuacje, w których podatnicy zaliczają do kosztów uzyskania przychodów wydatki, które przeznaczone są na realizację ich potrzeb osobistych, a ich możność przyczynienia się do powstania przychodu jest czysto teoretyczna.

Skoro zatem jednym z warunków zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu jest poniesienie go w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, kryterium uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu sprowadza się w istocie do ustalenia, czy mógł się on potencjalnie przyczynić do osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów bez względu na to, czy ów skutek się ziści. Wykazywany związek przyczynowo-skutkowy powinien mieć charakter obiektywny.

Z opisu wniosku wynika, że posiada Pan polskich kontrahentów, którzy wykonują dla Pana usługi budowlane na terenie Niemiec. W związku z wykonywaniem tam pracy przez nich zapewnia Pan im mieszkanie w miejscu pracy. Pokrywa Pan koszty mieszkań. Przychody z prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej są opodatkowane w formie podatku liniowego. Nie prowadzi Pan działalności gospodarczej na terenie Niemiec w formie zagranicznego zakładu w rozumieniu art. 5a ust. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kontrahenci wykonują dla Pana usługę - kosmetyka betonu architektonicznego. Wskazane we wniosku wydatki będące kosztami mieszkań wynajmowanych dla kontrahentów stanowią koszty noclegów. Wydatki dla kontrahentów stanowiące przedmiot wniosku ponoszone są od stycznia 2024 r. Liczba kontrahentów, którym zapewnia Pan mieszkania jest zmienna; na chwilę obecną jest to 9 osób. Wskazani we wniosku kontrahenci są osobami fizycznymi prowadzącymi działalność w Polsce. Z kontrahentami zawarł Pan umowy współpracy między podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą. Z zawartych z kontrahentami umów wynika konieczność poniesienia przez Pana kosztów mieszkań na ich rzecz. W umowach jest zapis, że zapewnia Pan kontrahentom mieszkanie na terenie Niemiec. Dzięki poniesieniu przez Pana kosztów na mieszkanie i zapewnienie kontrahentom lokum w pobliżu miejsca pracy mogą oni wykonać efektywniej powierzone im zadania. Dzięki temu jest Pan również bardziej konkurencyjny.

Zgodnie z wyrokiem NSA z 16 października 2012 r. sygn. akt II FSK 430/11: „Wydatek należy oceniać mając na uwadze racjonalność określonego działania dla osiągnięcia przychodu. Poniesienie wydatku musi zatem być powiązane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, ukierunkowaną na uzyskanie przychodów; wydatek powinien, przynajmniej potencjalnie, wpływać na wielkość uzyskiwanych lub spodziewanych przychodów z tej działalności. Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi więc uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego wydatku.”

Dokonując oceny ponoszonych przez Pana wydatków na nocleg dla kontrahentów stwierdzić należy, że pozostają one w związku z prowadzoną przez Pana działalnością gospodarczą oraz przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów - obowiązek ponoszenia ww. wydatków przez Pana wynika z zawartych z podwykonawcami umów. Ww. wydatki nie podlegają również wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zatem, wskazane we wniosku wydatki poniesione przez Pana mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, pod warunkiem należytego ich udokumentowania.

Pamiętać należy, że to na Panu, jako odnoszącemu korzyść z faktu zaliczenia wskazanych we wniosku wydatków do kosztów uzyskania przychodu, ciąży obowiązek wykazania w jakiej części wydatki te mają związek z prowadzoną przez Pana pozarolniczą działalnością gospodarczą oraz obowiązek ich właściwego udokumentowania.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Pana i stanu prawnego obowiązującego w dniu zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonałem wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny jest zgodny ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego nie przeprowadzam postępowania dowodowego, lecz opieram się jedynie na stanie faktycznym przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Niniejsza interpretacja indywidualna stanowi rozstrzygnięcie tylko i wyłącznie w zakresie sprawy objętej pytaniem. A zatem, nie odnosi się do innych kwestii zawartych w opisie sprawy, które nie były przedmiotem zapytania.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).