Obowiązki płatnika z tytułu przekazania krzesła pracownikowi będącemu na pracy zdalnej.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

14 marca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 14 marca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika z tytułu przekazania krzesła pracownikowi będącemu na pracy zdalnej.

Opis stanu faktycznego

Państwo jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych i podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Spółka”). Spółka pełni również funkcję płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych w rozumieniu art. 31 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej: „ustawa o PIT” w związku z zatrudnianiem pracowników.

Zgodnie z obowiązującym w Spółce Regulaminem pracy zdalnej – całkowitej, hybrydowej i okazjonalnej, Państwa pracownicy mogą świadczyć pracę na zasadach ogólnych w całości w miejscu pracy określonym w umowie o pracę, jako pracę łączącą pracę w niektóre dni tygodnia w miejscu pracy wynikającym z umowy o pracę z pracą zdalną świadczoną w pozostałych dniach tygodnia oraz wyłącznie jako praca zdalna całkowita, w tym w oparciu o umowę o pracę zdalną. Stosowanie do ww. regulaminu przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik korzysta ze sprzętu powierzonego przez Spółkę w postaci komputera (laptop/desktop wraz z przewodami zasilającymi oraz uzupełniająco monitor, klawiatura, mysz, przewody sygnałowe do monitora – w zależności od stanowiska) oraz telefonu komórkowego (o ile przysługuje na danym stanowisku pracy).

Jednocześnie ww. regulamin stanowi, że nie mają Państwo obowiązku zapewnienia pracownikowi innego sprzętu, materiałów i narzędzi pracy, w szczególności takich jak: drukarka, skaner, modem Wi-Fi, router, biurko, krzesło, oświetlenie, papier biurowy, zestaw słuchawkowy, głośniki do komputera. Jednakże na podstawie podjętej przez Spółkę decyzji w oparciu o politykę korporacyjną, fakultatywnie umożliwiają Państwo zainteresowanym pracownikom zamówienie krzesła do pracy przy komputerze spełniającego wymogi BHP u wskazanego przez Państwo dostawcy. Pracownik zamawia krzesło na Państwa koszt, które jest bezpośrednio dostarczane do miejsca wykonywania pracy zdalnej. Płatność za zamówione krzesło następuje z rachunku bankowego Spółki do dostawcy na podstawie faktury wystawionej przez dostawcę na Spółkę. Pracownik nie musi zwracać krzesła w momencie rozwiązania z nim stosunku pracy. Obecnie traktują Państwo przekazanie krzesła jako świadczenie w naturze stanowiące przychód ze stosunku pracy stosowanie do art. 12 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i nalicza zaliczki na podatek z tego tytułu.

Pytanie

Czy w świetle opisanego wyżej stanu faktycznego Państwo, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, zobowiązani jesteście do rozpoznania po stronie pracownika przychodu i obliczenia oraz pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu przekazania pracownikowi krzesła?

Państwa stanowisko w sprawie

Uważają Państwo, że w przedstawionym stanie faktycznym wartość krzesła może nie stanowić dla pracownika przychodu podatkowego, a tym samym z tego tytułu na Spółce nie będzie spoczywał obowiązek płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych. Art. 67(24) Kodeksu Pracy reguluje obowiązki pracodawcy związane z organizacją pracy zdalnej. Zgodnie z tą regulacją pracodawca jest obowiązany m.in. zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, a także ich instalację, serwis oraz konserwację. Pracodawca ma także obowiązek pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. W art. 67(25) Kodeksu Pracy wskazano, że zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy o PIT. W Państwa ocenie, jako odpowiedzialnego i dbającego o swoich pracowników pracodawcy, Państwa obowiązkiem jest zapewnienie pracownikom jak najbardziej ergonomicznego i zdrowego środowiska pracy, zarówno w sytuacji, gdy praca wykonywana jest w siedzibie Spółki, jak i wówczas, gdy ma charakter zdalny. Zdają sobie Państwo sprawę, jak ważną rolę odgrywa prawidłowo wyposażone stanowisko pracy, mają Państwo także świadomość ryzyka, jakie wiąże się z brakiem odpowiednio przystosowanego do miejsca pracy, w tym ma świadomość możliwości ewentualnych roszczeń pracowników z tytułu niezapewniania im bezpiecznych warunków pracy. Z tego też względu postanowili Państwo zapewnić pracownikom możliwość zakupu krzesła, aby mieć pewność, że stanowisko pracy spełniać będzie m.in. wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy. Wartym podkreślenia jest, iż umożliwiają Państwo pracownikom nabycie wskazanego przez pracodawcę modelu krzesła u konkretnego dostawcy. Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, z wyjątkami zastrzeżonymi w ustawie, przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Pod pojęciem przychodu należy zatem rozumieć każdą formę przysporzenia majątkowego, a więc formę pieniężną, niepieniężną oraz nieodpłatne świadczenia. Zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym przez R. Kowalskiego (w:) PIT. Komentarz do wybranych przepisów, LEX/el. 2020, art. 11 „W przypadku wartości pieniężnych istotne są te otrzymane lub chociaż pozostawione do dyspozycji w danym roku. Chodzi przy tym o świadczenia o charakterze definitywnym, bezzwrotnym, powodującym wzbogacenie podatnika. Zatem świadczenia o charakterze zwrotnym, czasowym czy jako zwrot wydatków nie wygenerują przychodu podatkowego.” Dodatkowo, zgodnie ze stanowiskiem Trybunału Konstytucyjnego (sygn. K 7/13), wskazał, że świadczenia w naturze są traktowane jako przychód jeżeli zostały spełnione w interesie pracownika a nie w interesie pracodawcy i przyniosły pracownikowi korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść. Proponowany przez Spółkę zakup krzesła ma na celu na stworzenie bezpiecznych warunków do pracy, które pozwolą wykonywać przez pracownika obowiązki na rzecz Spółki. Zgodnie z art. 67(31) § 8 Kodeksu Pracy pracownik organizuje stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii, przy czym nadal na pracodawcy ciąży obowiązek wyrażony w art. 212 pkt 5 Kodeksu pracy egzekwowania przestrzegania przez pracowników przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest zasada powszechności opodatkowania wyrażona w art. 9 ust. ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.). Zgodnie z jego treścią:

Ogólne pojęcie przychodu ustawodawca zdefiniował w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem:

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Dla celów podatkowych przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie obejmuje każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności podmiotów, których skutkiem jest przysporzenie majątku innej osoby, mające konkretny wymiar finansowy.

Katalog źródeł przychodu, do których kwalifikuje się przychody danego rodzaju został wymieniony w art. 10 ust. 1 ww. ustawy.

W myśl pkt 1 tego artykułu:

Natomiast w świetle art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy:

Zgodnie z art. 12 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W myśl zaś art. 32 ust. 1 ww. ustawy:

Z kolei stosownie art. 39 ust. 1 cytowanej ustawy:

Przedstawili Państwo informacje, z których wynika, że:

1. część Państwa pracowników wykonuje pracę zdalnie;

2. zasady wykonywania pracy zdalnej zostały uregulowane w regulaminie pracy zdalnej;

3. umożliwiają Państwo zainteresowanym pracownikom zamówienie krzesła do pracy przy komputerze spełniającego wymogi BHP u wskazanego przez Państwo dostawcy;

4. pracownik zamawia krzesło na Państwa koszt, które jest bezpośrednio dostarczane do miejsca wykonywania pracy zdalnej;

5. płatność za zamówione krzesło następuje z rachunku bankowego Spółki do dostawcy na podstawie faktury wystawionej przez dostawcę na Spółkę;

6. pracownik nie musi zwracać krzesła w momencie rozwiązania z nim stosunku pracy.

Ustawą z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U z 2023 r. poz. 240) praca zdalna została na stałe wprowadzona do Kodeksu pracy.

Stosownie do art. 67¹⁸ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.):

Powyższe oznacza, że praca będzie mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna, np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Przy czym miejscem wykonywania pracy zdalnej będzie zawsze miejsce wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę.

Zgodnie z art. 67¹⁹ § 1 cytowanej ustawy:

Z powyższego wynika, że wykonywanie pracy zdalnej będzie wymagało co do zasady uzgodnienia pomiędzy stronami stosunku pracy. W praktyce zakres takiego uzgodnienia powinien obejmować sam fakt wykonywania pracy zdalnej, ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa czy też całkowita, jak również miejsce świadczenia pracy zdalnej. Nie wyklucza to możliwości uzgodnienia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej, o ile nie będą one sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy.

W myśl art. 67²⁰ § 1 tej ustawy:

Natomiast w myśl § 4:

Stosownie do powyższego, warunki pracy zdalnej mogą być określone w:

1.porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami związkowymi – wszystkimi, a jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi – z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych;

2.regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa.

W przypadku oddelegowania pracownika do pracy zdalnej, zgodnie z art. 67²⁴ § 1 Kodeksu pracy:

Co do zasady to pracodawca będzie odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Takie obowiązki, zgodnie z zasadami prawa pracy, należą bowiem do pracodawcy.

Jednocześnie będzie także możliwe używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą – pod warunkiem, że prywatne narzędzia pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy.

Wynika to z art. 67²⁴ § 2 Kodeksu pracy, w myśl którego:

W takim przypadku, pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent, bowiem w myśl art. 67²⁴ § 3:

Co więcej, pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, takich jak np. korzystanie z energii elektrycznej, czy Internetu. Zwrot kosztów może nastąpić w formie wspomnianego powyżej ekwiwalentu pieniężnego, ale może zostać również zastąpiony ryczałtem.

Stosownie bowiem do art. 67²⁴ § 4 Kodeksu pracy:

W myśl natomiast art.67²⁴ § 5 ww. ustawy:

Istotną kwestią związaną z wypłacaniem ekwiwalentu lub ryczałtu w związku z pracą zdalną jest kwestia jego opodatkowania.

Stosownie do art. 67²⁵ ustawy Kodeks pracy:

Z powyższego wynika zatem, że niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu w rozumieniu tej ustawy.

Zatem zakup krzesła dla Państwa pracownika świadczącego pracę zdalną, nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Państwo, jako płatnik, nie jesteście zobowiązani do obliczenia i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).