Jak PIP kontroluje akta osobowe?

Akta osobowe są podstawowym zbiorem dokumentów dotyczących zatrudnienia, dlatego inspektorzy pracy często rozpoczynają kontrolę od sprawdzenia prawidłowości ich prowadzenia.

Pracodawca powinien założyć i prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika teczkę akt osobowych składającą się z 3 części:

• część A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

• część B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,

• część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Inspektorzy zwykle sprawdzają, czy w aktach osobowych poszczególnych pracowników umieszczone zostały wymagane dokumenty. Pracownikowi zawsze należy oddać oryginały złożonych dokumentów, zachowując w aktach jedynie ich odpisy lub kopie. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym. Dość często inspektorzy stwierdzają, że dokumenty w poszczególnych częściach akt nie zostały ponumerowane oraz że nie zamieszczono ich pełnych wykazów - co jest obowiązkiem pracodawcy.