Jak prowadzić dokumentację pracowniczą

Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:

• w części A - dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,

• w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,

• w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

W aktach osobowych powinny znajdować się kopie świadectw pracy, a nie ich oryginały, które muszą Państwo zwrócić pracownikowi.

Postępowanie Państwa w zakresie prowadzenia akt osobowych jest nieprawidłowe. Z pytania wynika bowiem, że w aktach pracowników są umieszczane oryginały dokumentów. Natomiast w aktach osobowych przechowuje się odpisy lub kopie składanych przez pracownika dokumentów. Pracodawca może zażądać przedstawienia ich oryginałów, ale tylko do wglądu lub sporządzenia odpisu albo kopii. W razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy umieszczenie w aktach oryginalnych dokumentów na pewno będzie zakwestionowane.